Memproses Perjalanan Bisnis

A.  PENGERTIAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan Bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan.

Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

      Dalam perjalanan bisnis, keluarga tidak ikut serta, karena perjalanan bisnis adalah urusan bisnis semata yang bertujuan meningkatkan prospek bisnis agar lebih cerah dan memperoleh mitra bisnis yang lebih baik, serta untuk mengembangkan dan meningkatkan kegiatan usaha perusahaan. Oleh karena itu, perjalanan bisnis perlu dipersiapkan dengan baik oleh administrasi kantor atau sekretaris.

      Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, rapi, dan teliti sehingga selama perjalanan bisnis pimpinan tidak menemui kesulitan yang berarti.

B.  MACAM – MACAM PERJALANAN BISNIS

      Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1.    Perjalanan bisnis dalam negeri

a.    Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi

b.    Perjalanan bisnis antarprovinsi

2.    Perjalanan bisnis luar negeri atau perjalanan antarnegara.

         

C.  TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS

     Ada 3 cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu melalui :

1.   In House Travelling Departement (Divisi Perjalanan)

     In House Travelling Departement, yaitu divisi/bagian diperusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginao, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

2.   Travel Bureau (Biro Perjalanan)

     Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dopercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiscal, pembelian tiket, pemesananan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan bisnis.

3.   Administrasi Kantor/Sekretaris

     Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Untuk melakukan itu semua seorang administrasi kantor/sekretaris harus berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan bisnis.

         

D.  PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS

     Agar perjalanan bisnis pimpinan berjalan lancer sesuai dengan yang dihatrapkan, administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan bisnis. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan. Adapun persiapan perjalanan bisnis pimpinan meliputi :

1.   Persiapan rencana perjalanan bisnis

Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor/sekretaris harus mengumpulkan informasi perjalanan bisnis secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis diperusahaan tersebut. Adapun informasi yang harus dikumpulkan adalah sebagai berikut :

a.    Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.

b.    Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan. Ada beberapa tujuan utama dalam perjalanan bisnis, yaitu :

1.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.

2.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.

3.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.

4.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

5.    Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.

6.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan Pelatihan (diklat).

7.    Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun Negara lain.

c.    Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangktan, kedatangan dan persinggahan.

d.    Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai.

e.    Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f.     Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel.

1.    Pemesanan tiket

2.    Reconfirmation (konfirmasi ulang) yaitu proses penegasan kembali atau onfirmasi ulang tetag kapan pimpinan beragkat dengan airlines (perusahaan maskapai Penerbangan) tersebut.

3.    Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu Negara.

4.    Perubahan pemesanan

5.    Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali.

6.    Reedeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

g.    Customs Regulation (peraturan kepabeanan)

h.    Baggage (bagasi), yaitu ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat.

Ketentuan umum batas berat barang yang tidak dikenai biaya, antara lain :

1.    Economy Class (kelas ekonomi)        : 20 kg

2.    Bussines Class (kelas bisnis)             : 30 kg

3.    First Class (kelas satu)                        : 40 kg

i.     Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.

j.     Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

2.   Persiapan dokumen perjalanan bisnis

     Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis.

Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi 2 macam, yaitu :

A.   Dokumen Internal

     Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

1.    Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang diperusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu.

2.    Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) adalah surat yang dikeluarkan suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.

SPPD dibagi Menjadi 2, yaitu :

a.    SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai oleh sumber anggaran rutin.

b.  SPPD Proyek, Yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan.

B.   Dokumen Eksternal

     Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis.

Adapun jenis – jenis dokumen eksternal adalah sebagai Berikut :

1.    Paspor (passport), adalah identitas warga Negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri.

Macam – macam paspor antara lain :

a.    Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, paspor ini digunakan oleh masyarakat umum.

b.    Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, paspor ini digunakan oleh pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri.

c.    Paspor diplomatic adalah paspor yang bersampul warna hitam, paspor ini digunakan oleh pejabat diplomatic, seperti duta besar atau pejabat – pejabat tertentu kedutaan.

d.    Paspor haji adalah paspor yang bersampul warna coklat, paspor ini digunakan oleh orang – orang yang akan melaksanakan ibadah haji.

e.    Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatic. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

2.    Visa, adalah izin tinggal disuatu Negara untuk suatu periode tertentu.

Adapun macam – macam visa antara lain :

a.    Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah disuatu kota disuatu Negara tertentu.

b.    Tourist visa, yaitu visa untuk orang – orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.

c.    Bussines visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu Negara.

d.    Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat, atau perwakilan suatu Negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hokum dan pergaulan diplomatic internasional.

e.    Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu Negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua Negara.

f.     Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang – orang yang mengadakan perjalanan ke suatu Negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.

3.    Surat Keterangan Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke luar negeri.

4.    Exit Permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan segara yang bersangkutan.

5.    Sertifikat Kesehatan adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu.

6.    Tiket Transportasi.


3. Persiapan Akomodasi
    Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan.
Berikut adalah langkah - langkah yang harus diperhatikan dalam mempersiapkan akomodasi pimpinan :
1.  Pemesanan kamar, dapat dilakukan melalui telepon atau  faks.
2.   Check in, adalah pertama masuk hotel.
  Cara pembayaran, dapat dilakukan pada check in berdasarkan jenis kamar yang di pilih dan berapa lama waktu menginap.
3. Check out, adalah saat tamu meninggalkan hotel atau penginapan.

4. Persiapan Transportasi
memilih sarana transportasi adalah hal yang perlu ditimbangkan pada saat merencankan perjalanan, karena salah satu sektor biaya terbesar yang dikeluarkan dalam perjalanan dinas.
    macam - macam sarana transportasi yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut :
1.  Perjalanan darat
2.  Perjalanan Udara
3.  Perjalanan laut

5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Bisnis
Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.

A. Jenis - Jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan
1.  Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax,  biaya exit permit,  dan biaya health certificate.
2.   Biaya transportasi,  meliputi biaya transport  pulang pergi,  dan biaya transport  lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3.   Biaya akomodasi
4. Biaya acara/konstribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar,  biaya pelatihan.
5. Biaya meals entertainment,  yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6.   Biaya konsumsi
7.   Biaya lumpsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.

Contoh Anggaran Biaya Perjalanan Bisnis :

B. Macam - Macam Biaya Perjalanan Bisnis
Selama acara kegiatan perjalanan bisnis pimpinan,  administrasi kantor/sekretaris harus menyiapkan beberapa alat pembayaran yang dipakai,  di antaranya sbb :
1. Uang tunai
    Uang adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.
 2.  Travellers Funds  (uang dalam bentuk lain).
      Travellers funds dapat terbagi menjadi :
- Traveller  Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda - beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil dan ditanda tangani pada saat pembelian.
-  Letter Of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketoka sesorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
-  Credit Card  (Kartu Kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu Bank, dimana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya.