Etika dan Penampilan Sekretaris Profesional

ETIKA SEKRETARIS

Bagaimana Etika Sekretaris yang Baik ?

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara berbusana, ada beberapa hal yang harus diperhatikan

seorang sekretaris pda waktu berbusana, misalnya:

a. Waktu

b. Keadaan jasmani

c. Iklim

d. Bahan, warna, motif pakaian

e. Kosmetik

f. Asesoris

2. Cara berbicara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:

a. Jangan ceroboh

b. Jangan menyinggung perasan orang lain

c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi

d. Jangan gemar memuji diri sendiri

e. Hindari gosip

f. Jangan memotong pembicaraan

g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan

Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),

kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk

a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.

b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.

c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.

d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.

e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5. Cara Berjalan

a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.

b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.

c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.

d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,

sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.

e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

6. Cara Makan dan Minum

Cara makan :

a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.

b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan

c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.

d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

Cara Minum :

a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.

b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.

c. Usahakan jangan sampai tumpah.

d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.

e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.

f.  Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

Penampilan Yang Ideal Dan Menarik Bagi Seorang Sekretaris

1.      Pengertian penampilan

Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penampilan diri yang prima dan terus terjaga. Beberapa faktor tersebut adalah :

1. Pembawaan lahir.
2.  Kesehatan fisik dan mental.
3.  Kebersihan Pribadi
4. Latar belakang social ekonomi dan kebudayaan,

2.      Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Sekretaris Dalam Penampilannya

Penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Tata cara berdandan 

Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang yang tidak mengetahui tata krama berdandan.

2. Tata Rambut 

Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut.

  3. Tata  cara berpakaian

Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik.

4. Gaya atau perilaku

Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 

Kualitas Yang Harus Dimiliki Sekretaris Profesional

Apabila kita belajar melalui pengalaman para sekretaris di perusahaan-perusahaan ternama, para sekretaris tersebut benar-benar membantu atasannya dalam mengoptimalkan proses serta hasil pekerjaannya. Guna menemukan sekretaris-sekretaris yang berkualitas dan profesional, perusahaan-perusahaan ternama bahkan sampai menggunakan alat tes khusus beserta wawancara eksklusif dengan para atasan meskipun sudah di tes dan di wawancara oleh tim HRD

Untuk menjadi sekretaris yang profesional, terdapat 5 (lima) kualitas yang sudah sepantasnya dimiliki. Dengan kualitas ini, pengalaman kerja yang menyenangkan serta optimal dan karir yang menakjubkan pun akan bisa didapatkan.

1. Menjaga Rahasia

Kerahasiaan adalah kualitas utama yang dimiliki seorang sekretaris profesional. Sudah sewajarnya bagi seorang sekretaris untuk bersama dengan atasannya dan membantu atasannya dalam melakukan aktivitas yang berkaitan dengan kerahasiaan perusahaan. Oleh karena itu, sudah sewajarnya apabila seorang sekretaris mengetahui hal-hal yang bersifat internis seperti jaringan-jaringan bisnis yang dimiliki perusahaan, dan berbagai hal lainnya yang tidak sepantasnya diketahui oleh pihak dari luar perusahaan.

Oleh karena hak istimewa yang dimiliki oleh sekretaris inilah, sehingga menjadikan tanggung jawab yang besar juga bagi para sekretaris. Kualitas seorang sekretaris akan menurun apabila hal-hal yang bersifat internis dan pribadi sampai tersebar ke pihak-pihak yang tidak bersangkutan. Akan lebih baik apabila sebagai sekretaris memilah mana informasi yang dapat diungkap dan mana yang seharusnya menjadi rahasia di dalam perusahaan.

Semakin baik seorang sekretaris di dalam menjaga rahasia-rahasia dari perusahaan yang bersangkutan, maka bukan hanya kualitas yang meningkat, melainkan juga tingkat presentase untuk dipertahankan lebih lama di dalam perusahaan tersebut akan semakin meningkat juga.

2. Jujur

Di dalam membina karir dan sifat profesionalisme, tersapat salah satu karakter kunci yang disebut sebagai kejujuran. Kejujuran adalah sebuah karakter yang sifatnya sangat dominan di dalam sebuah bisnis, terlebih lagi bagi seorang sekretaris. Bersikap jujur kepada relasi, rekan kerja, dan atasan akan menghasilkan buah karir yang sangat baik untuk ke depannya. Kepercayaan yang sudah dibangun dalam jangka waktu yang relatif lama mudah sekali untuk runtuh – kebohongan akan hal yang kecil sekalipun dapat membuat kepercayaan bertahun-tahun menjadi hilang dalam sekejap.

Oleh karena itu, seorang sekretaris yang profesional sudah selayaknya selalu bersikap jujur di dalam segala hal, baik hal besar maupun hal yang kecil.

3. Profesional

Ukuran bagi tingkat profesionalisme seseorang tidaklah hanya dilihat dari segi penampilan luar saja, melainkan melalui sikap, perilaku, karakter, kecekatan, dan usaha yang dimiliki. Bagaimana cara mengatur waktu yang efektif serta efisien bagi atasan, bagaimana cara menghadapi jejaring kerja dengan berbagai macam karakter dan tipe, dan sebagainya adalah kemampuan-kemampuan penting yang jauh melebihi penampilan seorang sekretaris. Seorang sekretaris sudah selayaknya menjadi tangan kanan bagi kelancaran dan tingkat efektivitas pekerjaan dari atasannya.

Disamping itu, penampilan sendiri jugalah penting bagi pencerminan image dari perusahaan yang bersangkutan. Seorang sekretaris yang profesional adalah seorang yang selalu menjaga penampilan agar tetap rapi dan sesuai dengan kode etik perusahaan yang bersangkutan. Apabila seorang sekretaris sudah dapat menciptakan citra diri yang baik dalam segi luar maupun dalam (karakter), maka ia sudah dapat menjadi seorang sekretaris yang profesional.

4. Menambah Pengetahuan dan Keterampilan

Seperti halnya dengan sekolah dan kuliah, di dunia kerja sekalipun kita harus selalu belajar karena ilmu tidak akan pernah habis dan akan selalu ada yang baru. Sebagai seorang sekretaris yang profesional, tidak takut untuk mempelajari hal baru dan mengasah serta meningkatkan ketrampilan yang dimilikinya adalah kunci penting dalam membangun profesionalisme dan kesuksesan.

karena ilmu tidak akan pernah habis, maka selalu mempelajari hal baru pada nantinya akan sangat membantu dalam kemajuan karir, pembinaan karakter profesional, optimalisasi di dalam segala aspek kehidupan, dan lain sebagainya.

5. Rasa Humor

di dalam dunia kerja, jejaring atau yang biasa disebut sebagai relasi adalah kunci penting dalam membangun kesuksesan. Di dalam proses membangun jejaring atau relasi, penting bagi kita untuk memahami orang lain. Terlalu serius pada pekerjaan juga akan membuat hubungan dengan orang lain menjadi tidak enak. Di sinilah humor berperan penting di dalam hubungan pekerjaan. Rasa humor dapat membantu kita di dalam menangani kritik dan berkomunikasi dengan berbagai karakter dan kepribadian orang. Dengan humor kita juga dapat menangani kesalahan orang lain secara profesional yang berarti tidak membuat orang tersebut stres atau merasa gagal.

Disamping itu, humor juga terbukti dapat meningkatkan produktivitas kerja karena berperan dalam mengurangi tekanan perkerjaan. Apabila rasa humor dikembangkan dan diaplikasikan secara benar serta efektif, maka kehidupan karir yang profesional dan sukses dapat diciptakan.